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 Los bancos son entidades intrínsecamente muy complejas necesitadas de mundos paralelos, pero claramente diferenciados, que ayuden en la operativa diaria para que no sufran ningún percance que imposibilite su actuación normal.
Los mundos paralelos de los grandes convertidores de dividendos se bifurcan en la atención directa con el cliente y en el posterior tratamiento de sus actuaciones de forma interna. En otras palabras, Front Office y Back Office. El primero está orientado hacia el trato diario con los clientes, prestatarios, inversionistas, especuladores varios, que hacen viable que un banco tenga una cara pública y recaude lo necesario para invertir y convertir el dinero en alquimia de dividendos. La parte menos externa, pero igualmente importante, se realiza desde las entrañas desde un mundo pocas veces conocido, pero de gran funcionalidad en el manejo diario de una entidad financiera. El Back Office es “la trastienda” de cualquier entidad donde se gestiona, con modelos internos, toda la operativa con diversas entidades nacionales e internacionales sobre las actuaciones que en el Front Office se han contratado. El manejo y gestión de datos estadísticos, datos de mercado, gestión del ciclo de vida (eventos) de la operativa contratada, confirmación y conciliación de la operativa y contrapartidas, generación de mensajes de liquidación, informes contables, control interno y con reguladores o la gestión de colaterales son algunas de las muchas actividades que los oficinistas bancarios del atardecer y del crepúsculo realizan en su escenario interno.
El manejo y gestión de datos estadísticos a través de módulos específicos para cada aplicación tienen una especial relevancia por tratar con la unidad de datos que componen y facilitan la gestión de calendarios, divisas, bases de cálculo, contrapartidas, clientes, medios de liquidación, índices de tipos de interés o contratos marco, entre otros.
El manejo de datos de mercado necesita la validación de los mismos, pues conllevan implicaciones contables. En función de la entidad, el proceso de valoración suele estar fuera del Back office, siendo este departamento receptor no ya de los datos de mercado necesarios para realizar la valoración de las posiciones/operaciones, sino receptores de la valoración.
Cada tipología de producto lleva aparejado un ciclo de vida y unos eventos particulares. Back office es el encargado de la realización de las tareas derivadas de cada uno de esos eventos. Las aplicaciones suelen contar con un Módulo Gestor de operaciones. El objetivo de este módulo es facilitar el control del estado de las operaciones. Para la gestión del ciclo de la vida suelen definirse estatus por los que pueden o han de pasar las operaciones insertadas en el sistema. Dichos estatus abarcarán todas las fases por las que transcurre la operación desde el momento en que es insertada en la aplicación hasta el momento en que se produce la generación del fichero de liquidación de la misma. Estos eventos dependen de la operativa. Si es un depósito, suelen estar inmersos procesos de contratación, fijación (en el caso de depósitos a tipo variable), pago/cobro de intereses, cancelación anticipada (no usual en el mercado) y vencimiento. Por otro lado, los Repos incluyen procesos de fijación y pago de cupón, amortización y conversión. Los Swaps de tipo de interés suelen tener intercambios de nominal y la renta variable el anuncio y pago de dividendos.
La contratación de operaciones en mercados OTC (Mercados bursátiles) suele llevar aparejada la emisión de mensajes de confirmación y liquidación. Por el contrario, la contratación de operaciones en mercados organizados no requiere dicha formalidad en la confirmación.
Back Office (BO) se encarga de generar los mensajes de confirmación, así como, de la recepción de los emitidos por las contrapartidas. Los mensajes se generan como consecuencia de los distintos eventos operativos (contratación, modificación, anulación, fijaciones). El formato de estos mensajes suelen ser por fax o por swift (formato informático de transmisión de mensajes entre las contrapartidas para información de eventos operativos).
Igualmente, BO es el encargado de producir los mensajes de liquidación para cada evento, así como de verificar la recepción del pago de las contrapartidas. Suelen ser mensajes swift, terminales con Banco de España, comunicación con cámaras (TARGET, EBA, OMT, OMF).
Dentro de los procesos de fin de día se encuadra la generación de información contable. La operativa tesorera genera contabilidad “real”, que debe ser integrada dentro de la contabilidad general de la entidad. Suelen tener eventos de periodificación de intereses, costes corregidos, revaluaciones, ampliaciones de capital, primas, etc… Back Office se encarga de realizar tanto información interna como externa para reguladores. Generando estados para Banco de España anuales o trimestrales donde se muestre el control de la operativa, precios, contabilidad.
Una de las capacidades del sistema de Back Office es la importación de datos a nivel operativo desde una imputación única en Front Office. Es información relativa a las operaciones que hace disminuir la carga de trabajo. Minora el riesgo operativo debido a que el manejo de datos es único, al ser tratados manualmente.
A un nivel global, existen criterios unificados entre las áreas de Front y Back Office, facilitando la conciliación contable y la gestión. Cotejar datos entre Front y Back Office ayuda a la conciliación de datos, reduciendo el riesgo de un posible error humano. Igualmente, la comparación del inventario de operaciones con la generación contable de los registros de contabilidad general ayuda a minorar cualquier riesgo.
Por último, los departamentos de Back Office suelen ser los encargados de la gestión de los contratos y la operativa derivados de los contratos de colateral. Control y archivo de los contratos de colateral firmados, control del estado de la cuenta de colateral abierta con cada contrapartida y gestión de los eventos de liquidación y reclamación, control de procesos asociados a la existencia de colaterales (cálculos de devengos, definición de parámetros –threshold, minimun transfer amount, concilación con contrapartidas en valoraciones…). La gestión de esta operativa se realiza habitualmente en aplicaciones especialistas, diferentes de las aplicaciones propias de Back Office. No obstante, suelen tener la información integrada en lo relativo a generación de eventos contables asociados, y generación de eventos de liquidación. En la ejecución de un Plan de Transformación del Back Office, las entidades financieras, suelen diferenciar soluciones distintas según se trate de productos maduros o de productos no maduros. Para los primeros, el enfoque, normalmente, se centra en una mejora de las aplicaciones existentes y para los segundos, el enfoque pasa por una implantación de una herramienta nueva (de mercado o desarrollo in house). Los sistemas de Back Office son una trastienda imprescindible para que nuestros ahorros sigan generando beneficios y nuestra seguridad siga tan intacta como si estuviese debajo de nuestro colchón.
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